Theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Luật Thương mại 2005 thì thương nhân nước ngoài có quyền thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Tuy nhiên, văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại mà không được thực hiện các hoạt động trực tiếp sinh lời tại Việt Nam; vì vậy, nghĩa vụ thuế của một văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài hẹp hơn so với một công ty. Theo khoản 3 Điều 17 Luật Thương mại 2005 thì văn phòng đại diện có quyền tuyển dụng người lao động Việt Nam hoặc nước ngoài để làm việc tại văn phòng và đây cũng là căn cứ duy nhất làm phát sinh nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Hiện nay các quy định, chính sách về lao động tiền lương, các quy định, chính sách về thuế thường xuyên thay đổi do đó nếu không có nhân viên kế toán có kinh nghiệm thì văn phòng đại diện nước ngoài sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Việc phải thuê nhân sự để làm nhiệm vụ của một kế toán sẽ gây tốn kém cho văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
Để đáp ứng nhu cầu về kế toán của các văn phòng đại diện nước ngoài, LAW FOR LIFE sẽ cung cấp gói dịch vụ kế toán thuế cho văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam với nội dung cụ thể như sau:
Dịch vụ kế toán thuế cho văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài của LAW FOR LIFE
- Tư vấn các vấn đề thuế liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
- Tư vấn các vấn đề liên quan đến hợp đồng lao động; giấy phép lao động, thẻ tạm trú cho nhân viên là người nước ngoài làm việc tại văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
- Tư vấn xây dựng chế độ lương, thưởng, phúc lợi, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động làm việc tại văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
- Đại diện kê khai, quyết toán thuế cho văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
- Lập bảng lương theo tháng, kê khai và nộp tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quý;
- Lập sổ quỹ tiền mặt, rà soát sao kê tài khoản ngân hàng với các khoản chi thực tế của văn phòng đại diện;
- Kê khai và nộp bảo hiểm xã hội cho văn phòng đại diện;
- Kê khai và nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm cho văn phòng đại diện;
- Lập thư xác nhận thu nhập và chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên của văn phòng đại diện;
- Lập báo cáo thường niên (năm) gửi Sở Công Thương.
- Thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế: Rà soát hồ sơ chứng từ, hồ sơ kê khai, quyết toán thuế và đại diện làm việc với cơ quan thuế.
Một số câu hỏi liên quan đến kê khai thuế cho văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thuộc diện kê khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng hay quý?
Công văn số 2393/TCT-DNNCN ngày 01/07/2021 của Tổng cục thuế hướng dẫn:
“Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp các cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan hành chính sự nghiệp, các cơ quan đảng, đoàn thể, tổ chức chính trị – xã hội,… có phát sinh trả thu nhập từ tiền lương, tiền công nhưng không phát sinh doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ thì thuộc đối tượng khai thuế thu nhập cá nhân theo quý.”
Do vậy, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thực hiện chức năng liên lạc, xúc tiến thương mại, không phát sinh doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ nên khai thuế thu nhập cá nhân theo quý.
Thời hạn nộp báo cáo thường niên của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài?
Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện, Chi nhánh có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện, hoặc nộp trực tiếp tới Cơ quan cấp Giấy phép.
Văn phòng đại diện có bị phạt khi kê khai sai kỳ kê khai theo quy định?
Căn cứ điểm c,d, khoản 2, điều 9, Nghị định 126/2020 có hiệu lực từ 05/1/2020 quy định:
“c) Trường hợp người nộp thuế tự phát hiện không đủ điều kiện khai thuế theo quý thì người nộp thuế phải thực hiện khai thuế theo tháng kể từ tháng đầu của quý tiếp theo. Người nộp thuế không phải nộp lại hồ sơ khai thuế theo tháng của các quý trước đó nhưng phải nộp Bản xác định số tiền thuế phải nộp theo tháng tăng thêm so với số đã kê khai theo quý quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và phải tính tiền chậm nộp theo quy định.
- d) Trường hợp cơ quan thuế phát hiện người nộp thuế không đủ điều kiện khai thuế theo quý thì cơ quan thuế phải xác định lại số tiền thuế phải nộp theo tháng tăng thêm so với số người nộp thuế đã kê khai và phải tính tiền chậm nộp theo quy định. Người nộp thuế phải thực hiện khai thuế theo tháng kể từ thời điểm nhận được văn bản của cơ quan thuế.”
Khi quyết toán thuế cho văn phòng đại diện cần chuẩn bị những hồ sơ gì?
Với nhiều năm kinh nghiệm thực hiện kê khai, nộp thuế, chấm dứt hoạt động cho văn phòng đại diện, LAW FOR LIFE lưu ý văn phòng đại diện cần chuẩn bị danh mục hồ sơ như sau:
- Giấy phép hoạt động VPDD lần đầu và các lần bổ sung;
- Báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện đã nộp cho Sở công thương từ khi thành lập đến thời điểm thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
- Hợp đồng thuê văn phòng, thuê nhà ở, thuê xe(nếu có) và các hóa đơn, chứng từ;
- Hồ sơ đi kèm hóa đơn, chứng từ để hợp lệ: quyết định công tác, quyết định thực hiện chiến lược xúc tiến thương mại, phương án quảng bá sản phẩm, dịch vụ…
- Hợp đồng lao động của trưởng văn phòng đại diện với công ty mẹ, hợp đồng lao động của người lao động trong văn phòng;
- Tờ khai khấu trừ và quyết toán thuế thu nhập cá nhân đã nộp;
- Bảng thanh toán tiền lương, bảng chấm công hàng tháng, có ký xác nhận đầy đủ của người lao động nếu văn phòng đại diện chi tr lương bằng tiền mặt;
- Sao kê tài khoản ngân hàng của văn phòng: liệt kê các khoản chi tương ứng với hóa đơn, chứng từ.
- Sổ quỹ tiền mặt của văn phòng: liệt kê các khoản chi tương ứng với hóa đơn, chứng từ.
- Hồ sơ lao động đối với người lao động nước ngoài thuộc diện ủy quyền quyết toán như: hộ chiếu, bảng tổng hợp số ngày cư trú tại Việt Nam, giấy xác nhận thu nhập và thuế đã nộp cho cơ quan thuế tại nước mà người lao động nước ngoài mang quốc tịch, thư xác nhận thu nhập hàng năm đối với người lao động nước ngoài do công ty mẹ xác nhận…
- Hồ sơ giảm trừ gia cảnh;
- Hồ sơ tham gia bảo hiểm bắt buộc;
- Xác nhận không nợ thuế của cơ quan hải quan.
- …
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có được đăng ký tham gia đóng BHXH bắt buộc cho người lao động không?
Trường hợp văn phòng đại diện có ký hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên với người lao động và trực tiếp chi trả lương thì văn phòng đại diện phải có trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật BHXH.
Văn phòng đại diện lập hồ sơ đề nghị cấp mã đơn vị gửi tới cơ quản quản lý BHXH theo địa chỉ đăng ký trụ sở và lập hồ sơ báo tăng để người lao động được cấp sổ bảo hiểm xã hội, đóng, hưởng bảo hiểm xã hội.
Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài có vướng mắc về quy định pháp luật thuế hay cần sử dụng dịch vụ kế toán thuế, bảo hiểm xã hội của LAW FOR LIFE, xin vui lòng liên hệ theo số Hotline: 0867 867 258 để được tư vấn và hỗ trợ.
