Theo Phụ lục 1 về danh mục minh hoạ theo nhóm mỹ phẩm của Hiệp định về hệ thống hoà hợp Asean trong quản lý mỹ phẩm thì, nước hoa thuộc trường hợp phải tiến hành thủ tục công bố mỹ phẩm trước khi lưu hành. Tuy nhiên, với thành phần, dạng thể chất và mục đích sử dụng riêng, thủ tục công bố mỹ phẩm đối với nước hoa so với các loại mỹ phẩm khác cũng có một số khác biệt nhất định. Thông thường, việc quản lý công bố lưu hành mỹ phẩm không chỉ được hiểu là quá trình chuẩn bị hồ sơ, xin cấp giấy chứng nhận công bố lưu hành mỹ phẩm mà còn cả giai đoạn lưu trữ thông tin hồ sơ để các cơ quan thanh tra tiến hành kiểm tra và thống kê tính xác thực của sản phẩm và giấy phép tương đương các cá nhân, tổ chức. Cụ thể trình tự tiến hành các bước để công bố mỹ phẩm được tiến hành như sau:
Bước 1: Tiến hành lập phiếu công bố mỹ phẩm và bản mềm
Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm được lập theo mẫu Phụ lục số 01-MP, cách ghi các nội dung trong Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm theo hướng dẫn tại Phụ lục số 02-MP. Nội dung chi tiết bao gồm:
Các sản phẩm cùng một chủ sở hữu sản phẩm thuộc một trong các trường hợp sau đây được phép công bố trong một Phiếu công bố:
- Sản phẩm mỹ phẩm được sản xuất hoàn chỉnh tại mỗi công ty sản xuất khác nhau thì công bố riêng. Trường hợp có trên một công ty tham gia các công đoạn sản xuất để sản xuất ra một sản phẩm hoàn chỉnh thì lập chung trong một Phiếu công bố và phải nêu rõ tên và địa chỉ đầy đủ của từng công ty;
- Các sản phẩm được đóng dưới tên chung và được bán dưới dạng một bộ sản phẩm. Riêng đối với các sản phẩm cùng tên, cùng dòng sản phẩm có công thức tương tự nhau nhưng có màu sắc hoặc mùi khác nhau phải được công bố riêng; và
- Các dạng khác sẽ được Cục Quản lý dược – Bộ Y tế quyết định dựa vào quyết định của Hội đồng mỹ phẩm ASEAN.
Về công bố tính năng của sản phẩm:
- Mỹ phẩm được sử dụng cho những phần cho phép của cơ thể với mục đích duy nhất hoặc mục đích chính là làm sạch, làm thơm hoặc thay đổi vẻ bề ngoài hoặc điều chỉnh mùi cơ thể hoặc bảo vệ, giữ gìn chúng trong điều kiện tốt. Còn những công dụng khác phải được liệt kê tại công dụng thứ hai hoặc công dụng thêm.
- Những công bố tính năng, mục đích sử dụng sản phẩm mỹ phẩm sẽ không được chấp thuận: Tăng cường cảm xúc và hấp dẫn giới tính.
Cách ghi thành phần công thức có trong sản phẩm mỹ phẩm:
- Thành phần có trong công thức sản phẩm phải được ghi đầy đủ theo thứ tự hàm lượng giảm dần.
- Nêu đầy đủ tỷ lệ phần trăm của các thành phần có quy định về giới hạn nồng độ, hàm lượng tại các Phụ lục (Annexes) của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN. Giữa hàng đơn vị và hàng thập phân được đánh dấu bằng dấu phẩy (“,”).
- Tên thành phần phải được ghi bằng danh pháp quốc tế.
Ngôn ngữ trình bày trong Phiếu công bố là tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Tổ chức, cá nhân đứng tên công bố sản phẩm phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính phù hợp các nội dung của Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (bản có ký tên, đóng dấu) với dữ liệu công bố (bản mềm) đã khai báo hoặc nộp cho cơ quan quản lý.
Bước 2: Lập hồ sơ và trình tự thủ tục công bố lưu hành mỹ phẩm đối với mỹ phẩm trong nước
Đối với tổ chức, cá nhân là nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu mỹ phẩm và tự chịu trách nhiệm đưa mỹ phẩm ra thị trường:
- Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (02 bản) kèm theo dữ liệu công bố (bản mềm của Phiếu công bố);
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường (có chữ ký và đóng dấu của doanh nghiệp).
Đối với tổ chức, cá nhân đưa mỹ phẩm ra thị trường không phải là nhà sản xuất thì cần phải có đầy đủ các giấy tờ sau:
- Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (02 bản) kèm theo dữ liệu công bố (bản mềm của Phiếu công bố);
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường (có chữ ký và đóng dấu của doanh nghiệp).
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất (có chứng thực hợp lệ);
- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường
Đối với mỹ phẩm nhập khẩu
- Phiếu Công bố sản phẩm mỹ phẩm (02 bản) kèm theo dữ liệu công bố (bản mềm của Phiếu công bố);
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất/ Giấy chứng nhận đầu tư của cá nhân, tổ chức đưa mỹ phẩm ra thị trường (có chứng thực hợp lệ);
- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường được phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam. Giấy uỷ quyền phải là bản có chứng thực chữ ký và được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật; and
- Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS): Chỉ áp dụng đối với trường hợp công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu và đáp ứng các yêu cầu sau: CFS do nước sở tại cấp là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ, còn hạn. Trường hợp CFS không nêu thời hạn thì phải là bản được cấp trong vòng 24 tháng kể từ ngày cấp. CFS phải được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật.
Bước 3: Lưu trữ hồ sơ thông tin sản phẩm
Mỗi sản phẩm mỹ phẩm khi đưa ra lưu thông trên thị trường phải có Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF – Product Information File) theo hướng dẫn của ASEAN lưu giữ tại địa chỉ của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường.
Nội dung của Hồ sơ thông tin sản phẩm mỹ phẩm gồm có 4 phần như sau:
Phần 1: Tài liệu hành chính và tóm tắt về sản phẩm;
Phần 2: Chất lượng của nguyên liệu;
Phần 3: Chất lượng của thành phẩm;
Phần 4: An toàn và hiệu quả.
Nội dung chi tiết của Hồ sơ Thông tin sản phẩm mỹ phẩm quy định tại Phụ lục số 07-MP.
Trong đó, Phần 1 của Hồ sơ thông tin sản phẩm phải được xuất trình ngay cho cơ quan kiểm tra, thanh tra khi được yêu cầu; các phần khác nếu chưa đầy đủ thì xuất trình trong vòng 15-60 ngày kể từ ngày kiểm tra theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
Thực hiện thủ tục công bố sản phẩm mỹ phẩm tại Cục Quản lý Dược Việt Nam
Trong thời hạn 20 – 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm, Cục Quản lý Dược Việt Nam có trách nhiệm ban hành số tiếp nhận công bố. Sau khi có số tiếp nhận công bố sản phẩm mỹ phẩm, sản phẩm được tự do lưu hành trên lãnh thổ Việt Nam.
Kết quả xử lý hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm: Cơ quan nhà nước có thẩm quyền ra quyết định hoặc từ chối cấp số lần nhận bản báo cáo về sản phẩm mỹ phẩm.
Số biên nhận của phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm có giá trị 05 năm kể từ ngày phát hành. Sau 05 năm hết hạn, nếu tổ chức, cá nhân muốn tiếp tục bán sản phẩm trên thị trường thì phải công bố lại trước khi hết hạn biên lai biên bản báo cáo sản phẩm mỹ phẩm và nộp lệ phí duy trì theo quy định.
Dịch vụ của LAW FOR LIFE về công bố sản phẩm mỹ phẩm nước hoa
Nhằm giúp Doanh nghiệp thuận lợi tiến hành kinh doanh, hợp pháp hóa các thủ tục liên quan đến công bố lưu hành ngành nghề kinh doanh mỹ phẩm sản phẩm nước hoa. LAW FOR LIFE cung cấp các dịch vụ như sau:
- Tư vấn chuẩn bị và đánh giá hồ sơ công bố lưu hành mỹ phẩm sản phẩm nước hoa;
- Soạn thảo hồ sơ pháp lý công bố lưu hành mỹ phẩm sản phẩm nước hoa;
- Thay mặt Doanh nghiệp thực hiện các thủ tục pháp lý với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về công bố lưu hành mỹ phẩm sản phẩm nước hoa;
Ngoài ra, LAW FOR LIFE sẽ hỗ trợ hướng dẫn công tác lưu trữ sau khi được cấp giấy phép, từ đó, giảm thiểu các vấn đề pháp lý phát sinh về việc công bố lưu hành mỹ phẩm trong công tác quản lý, thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
